Neue Ansiedlungen und Erweiterungen über 800 m2, aber auch kleinere Vorhaben in nicht integrierten Lagen, werden der jährlich wechselnden Geschäftsstelle gemeldet. Zunächst werden diese beabsichtigten Ansiedlungen einer Kurzprüfung durch einen Fachberater unterzogen. Eventuelle Bedenken werden in einer anschließenden Moderationsrunde unter den beteiligten Partnern ausgeräumt. Das Forum trifft sich in unregelmäßigen Abständen mehrmals im Jahr.
Die Aufgabe ist im Wesentlichen erfüllt: Die Datengrundlagen, die Verfahrensregeln und die Bewertungskriterien für die Abstimmung wurden wie vorgesehen bis Mai 2006 erarbeitet. Seit Juli 2006 werden Ansiedlungsvorhaben laufend im Forum abgestimmt. Im August 2007 hatte die AG Siedlungsentwicklung eine Bewertung des Projektzwischenstandes vorgenommen und einen Vergleich mit ähnlichen Einrichtungen in den Regionen Dortmund und Lübeck angestellt.
Derzeit wird darüber nachgedacht, nach Ablauf des Leitprojektes im Oktober 2008 ein neues Leitprojekt ins Leben zu rufen, welches neben den bisherigen Aufgaben die Weiterentwicklung der Kurzprüfungen und das Setzen von Entwicklungszielen zum Inhalt haben soll.
Auch aufgrund der guten Erfahrungen des Projektes wurde die Trilaterale Vereinbarung im Regionalen Entwicklungskonzept der Metropolregion aus dem Jahr 2000 erweitert. In die Abstimmung von Ansiedlungsvorhaben des großflächigen Einzelhandels und von großen Freizeiteinrichtungen sollen in Zukunft auch die (Land-)Kreise einbezogen werden, die sich gemäß der Vereinbarung untereinander gezielter informieren wollen.
